کسب‌وکارهای نوپا:جلسات بی‌معنی: قاتل بهره‌وری هستند. یک بار برای همیشه به جلسات خسته‌کننده و بی‌فایده پایان دهید.همه ما در یک جلسه بی‌معنی بوده‌ایم – جلسه‌ای که باعث می‌شود فکر کنید: «این حتی در مورد من صدق نمی‌کند»، «من از این هیچ چیزی یاد نمی‌گیرم» یا بدتر از همه، «این جلسه می‌توانست یک ایمیل باشد.» مطمئنم که شما هم به خاطر اینکه جلسات بی‌معنی چقدر می‌توانند وقت‌گیر باشند، با همکارانتان همدردی کرده‌اید. با این حال، ممکن است خودتان را به جلسات بی‌معنی تسلیم کرده باشید و آنها را به عنوان یک جنبه اجتناب‌ناپذیر از محل کار پذیرفته باشید. اما جلسات بی‌معنی اجتناب‌ناپذیر نیستند؛ کاملاً قابل اجتناب هستند. جلسات بی‌معنی نشانه‌ای از یک محل کار ناکارآمد هستند. و لازم نیست اینطور باشد! سازمان‌ها می‌توانند یک فرآیند ساده را برای فیلتر کردن تمام جلسات غیرضروری اجرا کنند و فقط آنهایی را که برای کارمندان، تیم‌ها و کل کسب و کار ارزش ایجاد می‌کنند، باقی بگذارند. از این راهنما برای شروع بحث در مورد جلسات در سازمان خود استفاده کنید. جلسات بی‌معنی برای کسب و کار مضر هستند جلسات غیرضروری پرهزینه هستند. جلسات اضافی نه تنها روحیه را تضعیف می‌کنند، بلکه هزینه زیادی را نیز برای از دست دادن بهره‌وری به همراه دارند. یک جلسه یک ساعته با پنج نفر با میانگین حقوق ۱۰۰۰۰۰ دلار، ۳۵۰ دلار هزینه دارد. اگر این هزینه را در صدها (اگر نگوییم هزاران) ساعت اتلاف شده در جلسات احمقانه ضرب کنیم، هزینه‌ها به عدد قابل توجهی می‌رسند. حتی این رقم هم کمتر از حد واقعی تخمین زده می‌شود، زیرا شرکت‌کنندگان معمولاً ۱۵ تا ۲۰ دقیقه قبل از جلسه – شامل جلسات مجازی – کار روی وظایف را متوقف می‌کنند و پس از جلسه، زمان لازم برای تمرکز مجدد روی وظایف را از دست می‌دهند که یکی از اثرات رایج تغییر وظیفه است. کارمندانی که روزانه در چندین جلسه شرکت می‌کنند، مرتباً تغییر وظیفه می‌دهند و هرگز زمان بدون وقفه‌ای برای کار متمرکز ندارند. بسیاری از افراد نیز در این لحظات حساس یا انتقال از یک چیز به چیز دیگر در طول روز، دچار حواس‌پرتی می‌شوند. جای تعجب نیست که مجله هاروارد بیزینس ریویو گفته است: «زمان کمیاب‌ترین منبع یک سازمان است – و اغلب اوقات هدر می‌رود». جلسات احمقانه، بهره‌وری را کاهش می‌دهند. برای جلوگیری از هدر دادن بیهوده منبعی به ارزشمندی زمان، سازمان‌ها باید تصور خود را از آنچه جلسه را تشکیل می‌دهد، محدود کنند. اصلاً جلسات برای چیست؟
تنها هدف یک جلسه، کسب اجماع است. همین!
برای درک اینکه چه چیزی برگزاری جلسه را ضروری می‌کند یا نه، انتشار اطلاعات را به دو دسته تقسیم کنید: همزمان و غیرهمزمان. ارتباط همزمان یا تبادل اطلاعات در زمان واقعی، مانند جلسات، باید منحصراً برای تصمیم‌گیری در نظر گرفته شود. جلسات آغاز یک فرآیند تصمیم‌گیری نیستند؛ آنها پایان هستند. در طول جلسات، تیم اطمینان حاصل می‌کند که تمام حقایق مربوطه در نظر گرفته شده و به یک مسیر اقدام متعهد می‌شود. همه چیز قبل از جلسه باید به صورت غیرهمزمان اتفاق بیفتد. ارتباط غیرهمزمان شامل فاصله زمانی بین زمانی است که کسی پیامی را ارسال می‌کند و زمانی که گیرنده آن را می‌خواند و به آن واکنش نشان می‌دهد، مانند ایمیل‌ها و پیام‌های Slack. انتشار اطلاعات باید از طریق ارتباط غیرهمزمان اتفاق بیفتد، جایی که افراد می‌توانند حقایق را در زمان خود جذب و هضم کنند. برای روشن شدن موضوع، جلسات به موارد زیر مربوط نمی‌شوند: تعاملات اجتماعی اعلانات شرکت جلسات طوفان فکری پرورش فرهنگ مثبت شرکت ضروری است، اما معاشرت باید موضوع جداگانه‌ای باشد؛ این یک جلسه کاری نیست. اطلاعیه‌های شرکت را می‌توان به راحتی از طریق ایمیل ارسال کرد. هیچ کس نیازی ندارد بشنود که همکارش چیزهایی را با صدای بلند می‌گوید که می‌توانست در زمان خودش در یک ایمیل خوانده شود. و جلسات طوفان فکری یکی از بزرگترین عوامل جلسات احمقانه است. اگر جلسات طوفان فکری حضوری برگزار می‌شود، باید در گروه‌های دو نفره (یا کمتر) باشد. چرا یک گروه بزرگ نباشد؟ اولاً، وقتی چندین نفر را برای طوفان فکری جمع می‌کنید، بلندترین، پردرآمدترین و مسلط‌ترین فرد، معمولاً مرد، تمایل دارد بر مکالمه مسلط شود. بقیه غرق می‌شوند. و فایده استخدام کارمندانی که فقط نظرات حرفه‌ای خود را نادیده می‌گیرند چیست؟ ثانیاً، گروه‌های طوفان فکری بزرگ به طور قابل توجهی کمتر از افرادی که به تنهایی طوفان فکری می‌کنند، بهره‌وری دارند. به همین دلیل است که یک رویکرد بهتر برای طوفان فکری این است که مشکل را برای افراد ایمیل کنید و از آنها بخواهید تا یک مهلت مشخص با افکار و پیشنهادات خود پاسخ دهند. اگر مطمئن نیستید که آیا مشکل شما نیاز به جلسه دارد یا خیر، از این پروتکل پیروی کنید. بهتر است به مدیر خود پیشنهاد دهید که این پروتکل در سطح شرکت اجرا شود.
چگونه تشخیص دهیم که آیا جلسه ضروری است یا خیر
سازمان‌ها باید استاندارد بسیار بالایی برای ارتباطات همزمان داشته باشند. جلسات باید نادر باشند، زیرا فقط باید برای کسب اجماع تشکیل شوند. و طرفی که جلسه را فراخوانی می‌کند باید قبل از برگزاری جلسه، سه مرحله را انجام دهد. اول، برگزارکنندگان جلسه باید قبل از برنامه‌ریزی جلسه، اطلاعات مربوطه را منتشر کنند و از طریق کانال‌های غیرهمزمان بازخورد بخواهند. دوم، برگزارکنندگان باید دستور جلسه‌ای را برای جلسه توزیع کنند که نحوه رسیدگی شرکت‌کنندگان به مشکل را مشخص کند. بدون دستور جلسه، جلسه‌ای در کار نیست. سوم، آنها باید بهترین تلاش خود را برای یافتن راه‌حل در قالب یک خلاصه مختصر و کتبی ارائه دهند. این خلاصه نباید بیش از یک یا دو صفحه باشد.
بحث در مورد مشکل، استدلال آنها و توصیه‌هایشان
این مراحل نیاز به تلاش بیشتری از قبل دارند، اما دقیقاً نکته همین است. امروزه برگزاری جلسات بسیار آسان است و به همین دلیل است که تعداد زیادی از آنها را داریم. آگاه کردن همه از موضوع، درخواست نظر از آنها، توزیع دستور کار و تهیه یک سند توجیهی نه تنها با رسیدن سریع‌تر به اصل مطلب، در زمان همه صرفه‌جویی می‌کند، بلکه تضمین می‌کند که فقط ضروری‌ترین جلسات برگزار شوند. ایجاد روشی برای برگزاری جلسات، گام قابل توجهی است که سازمان‌ها می‌توانند برای ارزشمندتر کردن جلسات، نشان دادن احترام به وقت کارکنان و افزایش بهره‌وری بردارند. کاهش گله و شکایت‌های مربوط به “این جلسه می‌توانست یک ایمیل باشد” تنها یکی از گام‌های بسیاری است که مدیران می‌توانند برای رفع حواس‌پرتی‌ها در محل کار بردارند.
گروه آموزش
افزودن دیدگاه