کسب‌وکارهای نوپا:آشنایی با سامانه جامع ثبت شرکتها امروزه یک ضرورت است.در گذشته، متقاضیان ثبت شرکت و موسسه های غیر تجاری باید برای ثبت شرکت یا موسسه مورد نظر خود حضورا به اداره ثبت شرکت های حوزه آن شرکت یا موسسه مراجعه نموده که این امر علاوه بر اینکه عملی وقت گیر و هزینه بر بود، موجب کندی انجام روند امور ثبت شرکتها و موسسات در این ادارات نیز بود.
به همین دلیل، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، سامانه ای را با عنوان سامانه جامع ثبت شرکت هاراه اندازی نمود که از طریق آن متقاضیان ثبت شرکت و موسسه های غیر تجاری می توانند کلیه فرآیند درخواست خود را تا مرحله نهایی انتشار آگهی در روزنامه رسمی به صورت غیرحضوری و الکترونیکی انجام دهند. آدرس سامانه جامع ثبت شرکتها irsherkat.ssaa.ir بوده و امکانات متعددی را از جمله تاسیس و ثبت شخصیت حقوقی، ثبت تغییرات، پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی تجاری و درخواست کد فراگیر برای کابران خود فراهم کرده است.
یکی از مزایای استفاده از سامانه ثبت شرکت ها، سرعت بالای انجام مراحل قانونی و کاهش نیاز به مراجعه حضوری به دفاتر ثبت است. این امر به ویژه برای افرادی که قصد ثبت شرکت های جدید یا انجام تغییرات در شرکت های موجود را دارند، بسیار مفید است. همچنین، با فراهم شدن امکان درخواست گواهی نامه ها و مدارک رسمی به صورت آنلاین، کاربران می توانند زمان و هزینه های خود را به میزان قابل توجهی صرفه جویی کنند.
نظر به اهمیتی که مزایای استفاده از این سامانه دارد گفت وگویی با «ابوالفضل نصیری» مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت گرفته که ماحصل آن را در ذیل می خوانید.
دلیل پیچیدگی فرایند ثبت شرکت و تغییرات آن چیست؟
فرایند ثبت شرکتها برگرفته از قانون تجارت و مبتنی بر قوانین بالادستی ازجمله برنامه‌های پنجم و ششم توسعه و برنامه هفتم پیشرفت است که امسال ابلاغ شد. بنابراین ثبت شرکت برای کسی که با این قوانین آشنا باشد، دشوار نیست. همین الان کسانی هستند که کارشان فقط ثبت، تاسیس و تغییراتشرکت‌هاست و در کمتر از یک ساعت، اطلاعات شرکت را وارد و آن را ثبت می‌کنند.
البته این کار برای کسی که برای نخستین بار اقدام به ثبت شرکت می‌کند، آسان نیست. به طور مثال، کسی که برای ثبت یک شرکت سهامی خاص اقدام می‌کند باید بداند حتما بایدسه نفر سهامدار باشند که بتوانند با توجه به ماده ۱۰۱ هیئترئیسه، ثبت آن را انجام دهند. بنابراین این فرد باید با مفاهیمی همچون تضامنی، سهامی خاص، افزایش سرمایه و… آشنا باشد تا بتواند این فرایند را آن را انجام دهد. به عبارت بهتر، این فرد باید دارای سواد تجارت و آشنا با قانون تجارت باشد زیرا این کار، یک کار کاملا تخصصی است که یک فرد دارای تحصیلات فوق دکترا نیز اگر با قوانین تجارت آشنا نباشد نمی‌تواند آن را انجام دهد. البته در سامانه جدیدی که دو سال است روی آن کار می‌کنیم و قرار است در خرداد ماه راه‌اندازی شود، سعی کرده‌ایم این فرایند را ساده‌تر کنیم. به طور مثال، اگر دو نفر برای ثبت شرکت سهامی خاص اقدام کنند، هشداری در سامانه اعلام می‌شود مبنی بر اینکه حتما شرکت سهامی خاص باید سه نفر سهامدار داشته باشد.
بسیاری از کسب و کارها از پیچیدگی تنظیمفرایند صورت‌جلسه‌های تغییرات شرکتها گلایهدارند. آیا برنامه‌ای برای ساده‌سازی این فرایند دارید؟
بله، این سوال به «سرمایه‌گذاری برای تولید» به عنوان شعار سال مرتبط است. ما با توجه به نقش‌مان در این موضوع، تلاش داریم این فرایند را ساده‌تر کنیم. البته سازمان‌های دیگر نیز باید ایفای نقش کنند. به طور مثال، رسانه‌های عمومی و تخصصی باید با آموزش این مفاهیم به مردم تلاش کنند تا شعار سال را محقق کنند. ما نیز به سهم خود با راه‌اندازی سامانه جدید تلاش داریم این فرایند را سهل‌تر کنیم. آموزش‌هایی نیز در قالب کتاب و… برای جامعه هدف همچون تجار، بازرگانان اتاق بازرگانی و دانشجویان و سایر اقشار مردم در نظر گرفته‌ایم.
همچنین با حذف اسناد و مدارک فیزیکی تلاش داریم سامانه جدید را کاربردی‌تر و هوشمند کنیم. در سامانه جدیدراهنماهایی درج شده تا همه مخاطبان بتوانند به راحتی این کار را انجام دهند. با همه این اوصاف، کارثبت شرکتها مستلزم آشنایی با قانون تجارت است که شخص باید با آن آشنا باشد یا یک مشاور حقوقی در کنار خود داشته باشد.
چرا در برخی موارد، درخواست تغییرات شرکتها بدون توضیح روشن و مشخص رد می‌شود و متقاضیان مجبورند چندین بار آن فرایند را تکرار کنند؟
آموزش‌های مختلفی در این مورد به همکاران و کارشناسان داده شده که دلیل رد یا نقص صورت‌جلسه را در ابلاغیه به صورت شفاف بنویسند. چنین مواردی یا رد می‌شود به این معنی که کلاً قابل آگهی نیست یا نقص دارد که نیاز است نقص مدارک رفع شود تا آگهی انجام شود. ممکن است در مواردی این توضیحات برای متقاضی ملموس نبوده باشد.
پیش از این در داده‌آمایی، ممکن بود درخواستی رد شود. از سال گذشته به کارشناسان داده‌آمایی گفته شده که فقط مشکل را بنویسند ولی رد نکنند. در حال حاضر اگر کارشناسی این ایراد را ببیند به همراه ایرادات دیگر به فرد متقاضی اعلام می‌کند؛ اما کارشناس نمی‌تواند کل قانون تجارت را در مرحله ارزیابی آموزش دهد و تنها به ذکر ایراد آن بسنده می‌کند.
هرچند گاهی ممکن است کارشناسان در روزهای اوج کاریمانند اسفندماه فرصت نکنند توضیحات مفصل بدهند؛ ولی ما بارها این مورد را به کارشناسان متذکر شده‌ایم که چنین مواردی را به صورت سلیس و خوانا برای متقاضیان درج کنند.
لطفا در مورد قسمت داده‌آمایی توضیح دهید.
داده‌آمایی به معنی بررسی شکلی، اسکن صورت‌جلساتارسالی شرکتها و تفکیک آنهاست. داده‌آمایی در تمام ادارات کل ثبت شرکتها در تمام استان‌ها انجام می‌شود. فرایند آن به این صورت است که متقاضی ثبت شرکت باید اطلاعات شرکت را در سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرسirsherkat.ssaa.ir وارد کند و از آن پرینت گرفته و امضای لازم را بگیرد؛ به این صورت که اگر صورت‌جلسه مجمع باشد باید به امضای هیات‌رئیسه برسد و اگر صورت‌جلسه هیات‌مدیره باشد باید به امضای هیات‌مدیره شرکت مربوطه برسد. این صورت‌جلسه‌ها باید از طریق پست برای قسمت داده‌آمایی که است، ارسال شود. اگر در مرحله بازگشایی پاکتایراد شکلی داشته باشد دلیل آن توضیح داده می‌شود و برگشت می‌خورد؛ ولی در صورت نداشتن ایراد به قسمت کارشناسی ارجاع می‌شود. کارشناس نیز موارد دیگر را بررسی و صورت‌جلسات را اسکن و آرشیو و در مرحله بعد براساس سهامی عام یا خاص یا تضامنی بودن، تفکیک می‌کند.
بعد از این مرحله، وارد کارتابل کارشناس شده و بررسی نهاییطبق قانون تجارت و قوانین دیگر می‌شود و اگر مشکلینداشت، آگهی خواهد شد؛ اما اگر نقص داشته باشد به متقاضی اعلام می‌شود و او یک ماه برای رفع نقص فرصت دارد.
برخی از کسب و کارها معتقدند که واسطه‌ها و دلالان در تسریع روند ثبت شرکت و تغییرات نقش دارند. آیااین موضوع را تایید می‌کنید؟ اگر تایید می‌کنید چه اقداماتی برای حذف واسطه‌ها انجام داده‌اید؟
واسطه‌ها و دلالان موجب آسیب به مردم و آزار آنها شده‌اند. این گروه زیر نظر هیچ اتحادیه‌ای نیستند و تعرفه واحدی ندارند. آنها فقط یک موسسه ثبتی ثبت کرده‌اند و مردم را فریب می‌دهند. بسیاری از مردم اطلاع ندارند که این موسسه‌ها یا به اصطلاح دلالان زیر نظر قوه قضائیه و اداره کل ثبت شرکتها نیستند و برای ثبت شرکت به آنها مراجعه و مبالغ هنگفتی می‌پردازند؛ اما زمانی که انتشار آگهی آن افراد به مشکل برخورد می‌کند در مراحل بعدی به اداره کل ثبت شرکتها مراجعه می‌کنند و متوجه می‌شوند که از ابتدا اشتباه کرده و به این دلالان مراجعه کرده‌اند. این در حالی است که مردم باید بدانند در اداره کل ثبت شرکتها می‌توانند از خدمات میزخدمت و مشاوره حقوقی به صورت رایگان استفاده کنند.
بنده از رئیس قوه قضائیه، حفاظت اطلاعات قوه قضائیه وسازمان بازرسی کل کشور درخواست کرده‌ام که برای این واسطه‌ها تعرفه تعیین شود یا با آنها برخورد و پلمب شود. پیش از این بارها این به اصطلاح دکان‌ها بسته و پلمب شده؛ ولی دوباره بازگشایی شده است.
یکی از راهکارهای ما برای جلوگیری از مراجعه مردم به دلالان، الکترونیکی کردن روند درخواست بود که پیش از این به صورت حضوری انجام می‌شد.
راهکار دوم، امضای تفاهم نامه با دفاتر اسناد رسمی بود که زیرمجموعه سازمان ثبت اسناد هستند. قرار است طبق این تفاهم نامه از هفته قوه قضاییه ۳۰ کارگزاری ثبت شرکتها به عنوان پایلوت به سامانه ما وصل شوند. بازنشستگان ثبت شرکتها که از نیروهای مسلط و متبحر ما هستند، در اینموسسات ثبتی به‌کارگیری می‌شوند و مردم می‌توانند در این مراکز، صورت‌جلسه طبق تعرفه واحد و زیر نظر ناظر تهیه کنند و مراحل بعدی را انجام دهند. با چنین اقداماتی به تدریج دلالان و واسطه‌ها مجبور می‌شوند دکان‌های اخاذی خود از مردم را برچینند.
آیا اشخاص حقیقی به صورت عادی اگر علم اولیهداشته باشند امکان ثبت درخواست دارند؟
هر فردی که آگاه به قوانین تجارت و برنامه‌های پنجم و ششم توسعه و برنامه هفتم پیشرفت باشد، می‌تواند درخواست خود را با ارسال مدارک انجام دهد؛ ولی اگر فردی آشنا نبود می‌تواند به یکی از ۳۲ دفترخانه ما مراجعه و کار خود را با پرداخت تعرفه مشخص انجام دهد. ما هم برای این کار اطلاع‌رسانی خواهیم کرد.
یکی از چالش‌های اصلی کسب و کارها، ناهماهنگیمیان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سایر نهادها مانند سازمان امور مالیاتی و سازمان تامیناجتماعی است. چه اقداماتی در این زمینه انجام داده‌اید؟
ما با ۳۲ دستگاه ازجمله مرکز امور سازمان امور مالیاتی مستقیما از طریق سامانه ثبت متصلیم و جلسات متعددی داشته‌ایم. به عنوان مثال، امسال با همکاری سازمان امور مالیاتی پلمب دفاتر الکترونیکی شد. در بحث تبصره ۳ و ۴ ماده ۱۸۶ مالیات‌های مستقیم که مربوط به بدهکارانمالیاتی است و دیگری مربوط به شرکتها یا موسساتی است که بیش از ۵ سال است که اظهارنامه مالیاتی پر نکرده‌اند. شناسه این شرکتها به طور موقت تعلیق خواهد شد.
همچنین با وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی به صورت مداوم برای حل مشکلات شرکتها و تعاونی‌ها جلسه می‌گذاریم. همچنین، ارتباط ما با وزارت اطلاعات، شرکت‌های دولتیوزارت اقتصاد خوب و زیاد است. گاهی مشکلاتی در سامانه داشتیم ازجمله در بهمن و اسفندماه قطعی‌هایی داشتیم که به وزارت ارتباطات اعلام کردیم. تلاش می‌کنیم در فرایند ما خللی پیش نیاید. مشکل ما در حال حاضر در بحث فراخوان‌هایالکترونیکی پست و تلفن همراه است. شاید مشکل آنها مربوط به پهنای باند باشد؛ ولی به لطف خدا سرعت ما خوب بوده است. اداره ثبت در برخی موارد مانند تعیین نام هوشمندخوب عمل کرده؛ به طوری که طی ماه بهمن تا اسفند یکمیلیون و ۳۷۰ هزار فراخوان تنها مربوط به تعیین نام هوشمند داشتیم و مردم به راحتی می‌توانند از منزل نام مورد نظر خود را انتخاب کنند. هرچند قطعی‌هایی ازسوی سازمان ثبت احوال به صورت موردی وجود دارد.
قوانین ثبت شرکتها و تغییرات آن سال‌هاست که بدون تغییر مانده، آیا برنامه‌ای برای اصلاح اینقوانین و مقررات دست و پا گیر دارید؟
بله اما این کار بسیار دشوار و زمانبر است. به طور مثال، بیش از هزار ساعت صرف شد تا یک قانون تجاری مربوط به سال ۱۳۱۰ یک اصلاحیه بخورد یا یک قانون تجاری سال ۱۳۴۷ بهبود پیدا کند هرچند نواقص زیادی دارد. به طور مثال، ماده ۶ تا ۱۵ که امسال با پلمب الکترونیکی منسوخ شد. ما در حال انجام دو کار روی لایه ثبت شرکت هستیم که ۶۰ تا ۷۰ ماده دارد. توجه داشته باشید که تحول در کار فعالان اقتصادیخیلی هم ساده نیست.
بعضی مباحث الکترونیکی هوشمندسازی مانند احراز مالکیت که برای شرکت‌های خارجی و ایرانی مهم بود و سوء استفاده‌هایی می‌شد اصلاح شده است. از طرفی برای تسریع در تصویب لایحه تجارت جدید نامه‌ای به معاون اول مجلس فرستاده شد تا به صورت دو فوریتی تصویب شود زیرا اگر این کار انجام شود یکسری موانع برداشته خواهد شد. به همین منظور کمیته علمی تشکیل دادیم و لایحه ثبت شرکت ارسال کردیم که اگر تصویب شود نقاط ضعف این موضوع برطرف خواهد شد. اگر این لایحه در مجلس تصویب و ابلاغ شود،بسیاری از مشکلات فعالان اقتصادی حل خواهد شد.
چرا برخی از استارت‌آپ‌ها و کسب و کارهای دیجیتالمجبورند شرکت خود را در کشورهای همسایه ثبت کنند؟ آیا برنامه‌ای برای افزایش تمایل کسب و کارهای دیجیتال برای ثبت شرکت در ایران دارید؟
ما توصیه‌ای به ثبت شرکت در کشور دیگری نداریم. شایدجاذبه‌هایی همچون بحث سرمایه‌گذاری یا آسانی ثبت شرکت موجب شده که کسب و کارهای دیجیتال به این کار روی بیاورند. این در حالی است که ما سال گذشته رکورد ثبت ۸۰ هزار شرکت را شکستیم.
طبق مطالعه تطبیقی انجام‌شده در یکی از دانشگاه‌ها رکورد ثبت شرکت متعلق به نیوزلند بود که ثبت شرکت در اینکشور حدود دو ساعت و نیم زمان می برد؛ این در حالیاست که ما امسال به ۴ساعت رسیدیم یعنی جز ده کشور برتر دنیا در تاسیس هستیم.
آیا برنامه‌ای برای استفاده از هوش مصنوعی در بررسی و تایید خودکار درخواست‌های ثبت شرکت و تغییرات وجود داره و چگونه می‌توان از این فناوریبرای کاهش خطای انسانی استفاده کرد؟
بله – سامانه هوشمند تعیین نام ما در حال حاضر راه اندازی شده است. متاسفانه در گذشته شرکت ها اسامی را ارسال کرده و چندین بار رد می شد و این پروسه حدود دو ماه زمان می برد. اما خوشبختانه پس از تلاشهای شبانه روزی طی دو سال با همکاری شرکت های دانش بنیان و سازمان فناوری و همکاران تعیین نام نسبت به جمع آوری نام ها اقدام کردیم و پس از طی مراحلی این سامانه راه اندازی شد که کمک شایانی در این خصوص بود. در آینده ای نزدیک نیز افزونه های دیگری اضافه خواهد شد.
آیا امکان دارد که یک دستیار هوشمند و یا یک چت بات بمنظور راهنمایی متقاضیان در سامانه به منظورثبت و تغییرات شرکت افزوده شود تا مراجعه حضوری کاهش پیدا کند؟
در سامانه ثبت شرکت ها سعی بر آن است تا فیزیک حذف گردد . در حال حاضر یک کارتابل برای متقاضی باز شده و شخص اطلاعات خود را وارد نموده و سپس توسط کارشناسان بررسی شده و پس از تایید، مراحل نهایی طی خواهد شد. در حال حاضر همه مراحل الکترونیکی است و در گوشه سمت راست سامانه قسمتی با عنوان پرسش و پاسخ های متداول درج شده است که در این قسمت اشخاص وارد شده و سوال خود را مطرح کرده و درهمانجا پاسخ را می توانند ببینند. انشالله در آینده ای نه چندان دور پیشنهاد شما را نیز عملی خواهیم کرد.
چشم انداز ثبت شرکت ها در هوشمندسازی فرآیند ها چیست؟ آیا می توان انتظار داشت که در آینده ثبت و تغییرات شرکت کاملا آنلاین و بدون مداخله انسانی انجام گردد؟
بله حتما. تمام هدف این مرکز بر این اساس می باشد. در حال حاضر ۸ فرآیند بصورت کاملا الکترونیکی می باشد از جمله پرداخت و امضای الکترونیکی، نقل و انتقال مالیاتی ، پلمپ دفاتر تجاری و…
متاسفانه در گذشته زمان زیادی صرف می شد که اشخاص بصورت حضوری مراجعه کنند و هزاران کاغذ مصرف می شد که بحمداله این مراجعات به شدت کاهش پیدا کرده و قطع درخت نیز کمتر شده.
انشاله در آینده ای نه چندان دور تمام سیستم را کاملا الکترونیکی می کنیم بطوری که مردم در منزل یا محل کار خودشون تاسیس و تغییر شرکتشون رو انجام دهند.
گروه آموزش
افزودن دیدگاه